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CENTRE HOSPITALIER DE CHALONS-EN-CHAMPAGNE PERSONNEL HORS SOIN

CENTRE HOSPITALIER DE CHALONS-EN-CHAMPAGNE PERSONNEL HORS SOIN

CHARGE DE MISSION ORGANISATION ET COORDINATION DES SECRETARIATS MEDICAUX h/f

Dpt / Région : 51

Contrat : CDD

Expérience : NC

Niveau d´étude : NC

Permis demandé : Permis NC

Salaire : NC

Niveau de qualification : NC

DEFINITION :

La Direction des Ressources Humaines recherche pour une mission de 6 mois à 1 an, un/une chargé(e) de mission ayant vocation à dresser un état des lieux des secrétariats médicaux de l’établissement, à analyser l’organisation existante, et à proposer de nouveaux axes tout en manageant l’équipe.

Idéalement de culture hospitalière, de catégorie A ou B, le/la chargé(e) de mission organisation et coordination aura pour fonction de préparer, de structurer et d’accompagner les processus de changement, en anticipant leurs conséquences sur les aspects humains, technologiques, financiers, informatiques, et de sécurité.
Il/elle devra planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une soixantaine de professionnels répartis dans 27 secrétariats, et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Ø Recrutement, encadrement des secrétaires médicales (évaluations annuelles, élaborations des fiches de poste, gestion et planification du temps de travail)
Ø Planification des activités, et des moyens, contrôle et reporting,
Ø Coordination des programmes / des projets / des activités (FCC –Orange, EASILY-Agenda, Dossier Patient Informatisé DPI, projet téléphonie, parcours patient, télé-radiologie, reconnaissance vocale, DMP, etc...)
Ø Définition et mise en place de mesures correctives dans son domaine d'activité
Ø Élaboration et mise en place de l'organisation des services, dans son domaine d'activité (mise en place de modes opératoires, d’outils de reporting…)
Ø Etude et optimisation des organisations et des processus
Ø Identification, analyse et validation des impacts (technologiques, organisationnels, fonctionnels et financiers) liés à des nouveaux projets
Ø Organisation et suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes
Ø Réalisation d'études, de travaux de synthèse, relatifs à son domaine d'activité

ACTIVITES SECONDAIRES :

Ø Mise à jour des cascades de rappel PLAN BLANC des secrétaires médicales
Ø Gestion des fiches d’événements indésirables (FEI) intéressant les secrétariats médicaux.
Ø Référent qualité pour les secrétariats médicaux
Ø Participation à la sous-commission dossier patient
Ø Participation aux réunions de l’Autorité de Gestion des Identités (chaque année)

 

SAVOIR-FAIRE REQUIS

Ø Expérience en management opérationnel

Ø Aisance relationnelle

Ø Aisance rédactionnelle

Ø Aptitude et sens du travail en équipe

 

  PRE-REQUIS

    COMPETENCE(S) RECQUISE(S)

Ø Connaissance du métier de secrétaire médicale en milieu hospitalier et des compétences requises

Ø Connaissance du fonctionnement des établissements de santé publics

Ø Maitrise du logiciel de gestion du temps : AGILETIME

Ø Connaissance des logiciels métiers : EASILY – Virtual Archives – Web100T – FCC téléphonie – PASTEL – H++

Ø Maitrise outils de bureautique de base : Word – Excel – Powerpoint

Ø Connaissance et utilisation des logiciels institutionnels : Webmail – BlueMédi – Gesform

Ø Analyse et optimisation des processus

Ø Capacité à conduire, animer et motiver des équipes

Ø Respect des règles d'identito-vigilance

 

   SAVOIR-ETRE

Ø Respect des personnes et de la confidentialité

Ø Capacité de synthèse et d'organisation

Ø Capacité d'autonomie

Ø Maîtrise de soi, gestion du stress et des émotions

Ø Adaptation et mobilité

 


A pourvoir à compter du 06/06/2022

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