Comptable junior en alternance - IBROWSE

Description du poste

PÉRIMÈTRE D’ACTIVITÉS DU SERVICE

• Pilotage des cabinets comptables (actuellement en France et en Angleterre) et d’autres prestataires (paie …)
• Gestion des cycles de règlement des fournisseurs et de facturation des clients
• Suivi de la solvabilité des clients et traitement des contentieux
• Administration de la paie (suivi des présences/heures travaillées, tickets restaurants, mutuelle, ...)
• Gestion des notes de frais
• Suivi des contrats des prestataires (échéances de renouvellement, attestations de vigilance)
• Démarches et déclarations administratives auprès des organismes (douanes, fiscal, régulateur télécoms, sécurité sociale, mutuelle, prévoyance, visites médicales, formations, …)
• Classification et archivage des documents administratifs (déclarations, contrats, factures, paies, dossiers du personnel …)
• Gestion des locaux et des consommables (cafétéria, papeterie, bureautique, ...)

Tâches

COMPTABILITÉ CLIENTS

• Ouverture des comptes clients ; validation des documents contractuels et contrôle des risques associés
• Gestion de la facturation des clients (ouverture, validation des dates de facturation, envois, clôture)
• Transmission des ventes et des mouvements bancaires associés ou nécessaires, aux experts-comptables
• Transmission des Déclarations d’Echange de Services aux services des douanes (actuellement mensuellement)
• Accompagnement des experts-comptables dans l’établissement des déclarations de TVA
• Mise en facturation des équipements non retournés ou endommagés
• Gestion des relances et du contentieux
• Suivi des suspensions de service en cas de non-respect des délais de paiement
• Présentation mensuelle de l’état des comptes clients à la direction

COMPTABILITÉ FOURNISSEURS

• Interlocuteur administratif privilégié des fournisseurs et du cabinet comptable
• Préparation des états des virements après le contrôle des bons à payer (BAP)
• Après validation, transmission des états des virements à la banque
• Réception et envoi des factures fournisseurs au cabinet comptable
• Gestion et mise à jour des comptes fournisseurs sur le logiciel de comptabilité
• Actualisation des contrats fournisseurs et des documents obligatoires
• Archivage des factures et des documents contractuels

ADMINISTRATION DES RESSOURCES HUMAINES

• Recueil et enregistrement des données nécessaires à l’établissement des paies (congés, absences, etc.)
• Pilotage du cabinet externe en charge de leur production
• Gestion des tickets restaurant
• Procéder aux inscriptions et au suivi des adhésions à la mutuelle et à la prévoyance
• Organiser et suivre les visites médicales du personnel
• Contrôle et préparation des règlements des notes de frais
• En charge du suivi des heures de travail
• Assurer le suivi des contrats des prestataires (attestation de vigilance, échéances et renouvellement)
• Archivage des documents relatifs aux dossiers du personnel
• Assurer le suivi et la mise à jour des documents réglementaires
• Participer au processus de recrutement (planification, accueil des nouveaux arrivants, etc.)

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

• Suivi des contrats d’assurance
• En charge des interactions avec La Poste
• Interlocuteur privilégié des entreprises en charge de l’entretien des locaux
• Gestion des approvisionnements : fournitures, papeterie, consommables, cafétéria, etc.
• Participation à l’organisation des événements internes (réunion annuelle, repas de noël, etc.)

CONTRÔLE DE GESTION

• Définition des contrôles, des indicateurs et du cadre du reporting destiné à la direction
• Élaboration et mise en place des outils de reporting
• Conception des tableaux de bord de l'activité (hebdomadaires, mensuels ou trimestriels)
• Mise en place et amélioration des procédures de gestion et d'optimisation des flux d'informations financières ; en garantir la fiabilité
• Collecte des informations susceptibles d'agir sur le résultat de l'entreprise ; traduction en éléments financiers
• Effectuer les rapprochements entre les états de la comptabilité et les résultats provenant des reporting et des tableaux de bord
• Analyse et contrôle des prix et des marges

INDICATEURS DE RÉSULTATS

• Respect des délais de facturation clients
• Respect des délais de paiements des clients
• Minimisation des fuites de facturation (retards de mise en facturation, retards de résiliation des ressources)
• Respect des délais pour le paiement des factures fournisseurs
• Bases de données et historiques des règlements fournisseurs fiablesNiveau de satisfaction des clients et des fournisseurs

REPRÉSENTATION

• Représenter l’entreprise auprès des clients et des fournisseurs

SYSTÈME D’INFORMATION

• Force de proposition en ce qui concerne l’organisation et les méthodes
• Participation active au design, aux améliorations et aux mises en production des outils du SI
• Participation à l’élaboration et au suivi des documents opérationnels permettant de standardiser les prises en compte, les traitements, les escalades et les suivis, ainsi que de faciliter la formation des nouveaux arrivants
• Garant de la mise à jour dans le SI de l’entreprise de l’ensemble des informations liées à chaque activité

COMPÉTENCES ET QUALITÉS

• Bonne communication écrite et orale
• Discrétion, réactivité, très grande rigueur, polyvalence
• Capacité à négocier, bon relationnel, sens de la diplomatie
• Bonne connaissance des méthodes de contrôle de gestion
• Capacité à gérer plusieurs projets en même temps et à prioriser
• Capacité à faire aboutir un projet en facilitant les relations entre les différents services
• Maîtrise des outils bureautiques (pack Office)
• Niveau d’anglais (écrit/oral) permettant des échanges fluides avec les clients et les fournisseurs

Type d'emploi : Temps plein, Apprentissage