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22/05/2017 - SECRETAIRE DE DIRECTION (DRH) (Hôpital Avicenne - Bobigny)

Dpt / Région : 93


SECRETAIRE DE DIRECTION (DRH) Métro : Stations La Courneuve - 8 mai 45 (ligne 7) - Pablo Picasso (ligne 5) Bus : Tramway : au départ des stations de métro (arrêt Hôpital Avicenne) Lieu d?exercice : Hôpital Avicenne 125, RUE DE STALINGRAD - 93000 BOBIGNY Administratif / DRH Secrétaire du DRH du groupe hospitalier Date de parution : Mise à jour du 12 septembre 2016 IDENTIFICATION DU POSTE Métier : Secrétaire de direction RH Appellation locale : Secrétaire de direction RH Grade : Adjoint Administratif Hospitalier Catégorie : PA Position dans la structure Liaisons hiérarchiques : ? La Directrice des Ressources Humaines du groupe Hospitalier ? Le Directeur des Ressources Humaines adjoint du groupe Hospitalier ? Le Responsable RH D?Avicenne, responsable du département des carrières et rémunération du groupe Hospitalier Liaisons fonctionnelles : ? Les Responsables RH et gestionnaires administratifs des sites de Jean Verdier et de René Muret ? Les encadrants de la DRH ? Les assistants de formation et mobilité du groupe ? Les Directions fonctionnelles et l?ensemble de l?encadrement soignant, médico-technique, administratif et technique ? La médecine du travail du site et la médecine de contrôle statutaire ? La DRH de l?AP-HP ? Les services du Contrôle Financier ? Les services du Trésorier Payeur Général de l?APHP ? L?équipe Assistance support du NSI Gestion RH Présentation de la structure et de l'équipe : ? 1 Directeur des ressources humaines sur l?ensemble du groupe ? 1 Directeur des ressources humaines adjoint ? 1 Responsable RH (Avicenne) responsable du département des carrières et rémunération du GH ? 2 Responsables RH de site (1 à Jean Verdier et 1 à René Muret) ? 3,6 secrétaires (dont 0,8 sur le site de Jean verdier et 1 sur le site de R Muret mutualisées avec les directions des sites) ? 1 Adjoint au Responsable RH d?Avicenne encadrant RH (Carrière) ? 1 Encadrant RH (Paie) ? 14,50 gestionnaires RH groupe (situés sur le site d?Avicenne) dont 2 spécialisés sur les AT ATVP MOP, les Disponibilités, congés parentaux et détachements et 2.70 en charge des activités sociales et finances RH, recherche, vacations, stages ? 4 agents d?accueil (42 sur le site de Jean Verdier, 2 sur le site de R Muret) ? 1 responsable du développement professionnel (formation et mobilité) du groupe ? 1 chargé du développement RH du groupe ? 3 gestionnaires formation ? 1 ingénieur responsable prévention des risques et DU pour l?ensemble du groupe ? 3 cadres chargés des conditions de travail (1 par site du groupe) ? 2 Psychologues du personnel (1 à temps partagé Avicenne et René Muret, 1 à temps non complet sur J verdier) ? 1 expert chargé de la prévention des TMS ? 1 assistante en charge des dossiers conditions de travail (Avicenne) ? 3 assistantes sociales du personnel (1 par site) Horaires de travail : 8h30-16h36 (amplitude) sur une base de 7h36 ou 7h30 Détails : Décompte horaire ACTIVITES Missions Générales : ? Assurer le secrétariat du Responsable RH d?Avicenne et des Directeurs des ressources humaines ? Organiser des réunions à la demande de sa hiérarchie ? Assurer le suivi de l?organisation des séances du CTLE groupe et CHSCT (Avicenne) ? Suivi des procédures disciplinaires en lien avec le Responsable RH et les Directeurs des ressources humaines ? Suivi des absences syndicales ? Etablir les tableaux des gardes du personnel non médical ? Réaliser les commandes et le suivi pour le service ? Assurer le suivi des concessions de logement du site Missions Ponctuelles : ? Travaux dans son domaine de compétence à la demande du Responsable RH d?Avicenne et/ou des Directeurs des ressources humaines ? Participer au tour de remplacement des secrétaires des directions fonctionnelles du groupe (DSAP, DQGRDP,?) Risques professionnels liés à l'activité : Fatigue visuelle ? TMS ? stress Mesures de prévention prises face à ces risques : Formation gestes et postures ? alternance de tâches ? formation Gestion du stress ? Formation gestion de l?agressivité COMPETENCES Savoir faire requis ? Utiliser les outils bureautiques ? Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ? Renseigner les interlocuteurs ? Travailler en équipe ? Organiser et prioriser les activités du secrétariat ? S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés ? Définir un plan de classement ? Maitriser les règles de grammaire et d?orthographe Connaissances associées QUALITES REQUISES PREREQUIS Bonne connaissance de l'outil informatique (Internet et intranet..), des logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWER POINT,?) et logiciels métiers (Gestime, HRA) EXPERIENCE CONSEILLEE ? Expérience dans le domaine du secrétariat de direction ? Connaissance des services hospitaliers M. Hadrien SCHEIBERT Directeur des ressources humaines ou M. Jean-François AGULHON Adjoint au directeur des ressources humaines 01 48 95 58 20
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