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13/10/2017 - Assistante de direction à la direction générale (Centre hospitalier Paris)

Dpt / Région : 75


ASSISTANTE DE DIRECTION A LA DIRECTION GENERALE Présentation du service : La direction générale est composée du Directeur général du Groupement hospitalier de territoire Paris Psychiatrie & Neurosciences, Directeur du Centre hospitalier Sainte-Anne, du Secrétaire Général du Groupement, Adjoint au Directeur du Centre hospitalier Sainte-Anne, d?une responsable des affaires générales du Centre hospitalier Sainte-Anne et du Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse et de deux assistantes de direction. Poste d?assistante Quotité de temps de travail : 100% Horaires continu de jour : 08h30 ? 18h30 réparti entre les deux secrétaires : 8h30 ? 16h et 11h-18H30 Congés de 25 CA et 17 RTT par an Grade : catégorie C (adjoint administratif) ou B (adjoint des cadres hospitaliers, assistante médico-administrative) Missions Missions : Assurer l?assistanat de la direction au travers de missions de secrétariat classique et d?assistance sur les dossiers de la direction. Cela consiste en : ? Gestion des agendas du Directeur et de l?adjoint au Directeur: organisation de réunions, prise des rendez-vous, préparation des documents liés aux RDV et réunions, gestion des lieux des réunions ? Classement et archivage physique et électronique des documents : courriers, notes, rapports ? Secrétariat des instances liées à la direction (pour le Centre hospitalier Sainte-Anne et le Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse): préparation et diffusion des dossiers, préparation des salles, en lien avec les attachés ou assistantes concernées ? Traitement des courriers, des dossiers, des documents (enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivage) ? Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et accueil physique des personnes à la Direction générale ? Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, compte-rendu ? Gestion des plannings de garde des membres de l?équipe de direction et actualisation de la sacoche de garde ? Gestion, publication et archivage des délégations de signatures ? Circulation de l?information entre les secrétariats des établissements Les travaux sont effectués tant au niveau des établissements Centre hospitalier Sainte-Anne et Groupe Public de Santé Perray-Vaucluse que du Groupement Hospitalier de Territoire Paris ? Psychiatrie & Neurosciences et de la Direction commune Activités spécifiques ? Secrétariat de la mission Mécénat : suivi des dossiers et construction des bases de données, gestion des rendez-vous Relations hiérarchiques et fonctionnelles Liaisons hiérarchiques : ? Le Directeur général du Groupement hospitalier de territoire ? La Secrétaire générale du Groupement hospitalier de territoire ? La responsable des affaires générales Liaisons fonctionnelles : L?ensemble des membres de la direction et leur secrétariat Contraintes du poste Articuler les congés avec les périodes d?activité et les autres personnels de la direction Travail en binôme Profil du (de la) candidat(e) recherché(e) Diplôme : BAC, BTS ou DUT dans le domaine du secrétariat ou de l?administration des établissements de santé Expérience professionnelle : une expérience de trois ans minimum dans le domaine d?activité est souhaitée Aptitudes et savoir-faire requis : ? Compétences organisationnelles, capacité à gérer les priorités ? Travail en équipe ? Rigueur et discrétion professionnelle ? Courtoisie et sens aigu du relationnel ? Connaissance du milieu hospitalier souhaitée Envoi des candidatures Les candidatures sont à envoyer par mail à : Anastasia STRIZYK, Responsable des affaires générales : a.strizyk@ch-sainte-anne.fr Anastasia STRIZYK, Responsable des affaires générales : a.strizyk@ch-sainte-anne.fr
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