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02/08/2017 - CADRE SECRETAIRE DE POLE (Centre hospitalier Montfermeil)

Dpt / Région : 93


CADRE SECRETAIRE MEDICALE DE POLE Mission générale Assurer l?encadrement et organiser la gestion polaire des équipes de d?assistants médico-administratifs et d?adjoints administratifs affectés à des fonctions d?assistants médico-administratifs Anticiper et adapter les ressources en fonction de l?activité Maintenir et développer les compétences individuelles et collectives Relayer et porter les décisions institutionnelles Fonctions principales Management polaire L?organisation de travail tient compte du contexte de prise en charge, de l?activité, des besoins de continuité. Le cadre de secrétariat médical de pôle détermine les organisations de travail, les amplitudes journalières nécessaires, les horaires de travail. Le Cadre de Secrétariat médical de pôle affecte le personnel selon les besoins du Pôle. Il informe la DRH des affectations dans les unités fonctionnelles des personnes placées sous sa responsabilité. La DRH procède aux affectations comptables et administratives souhaitées par le cadre de secrétariat médical de pôle. Il met en place la polyvalence et la mutualisation intra ou interpôles, qu?il juge utile pour l?efficience des activités de secrétariat médical. Les assistants médico-administratifs ou adjoints administratifs faisant fonction d?AMA sont sous la seule autorité hiérarchique du Cadre de secrétariat médical de pôle. L?institution veille au respect de cette autorité hiérarchique. Organisation, coordination des tâches Le Cadre de Secrétariat médical de pôle organise l?activité à l?échelle du Pôle, de manière à garantir la permanence de service. Il met en place les dispositions du Manuel de la fonction d?assistant médico-administratif, élaboré par le Groupe métier institué dans l?établissement. Il met en ?uvre et ajuste en tant que de besoin la (ou les) organisation(s) nécessaire(s) au bon fonctionnement des secrétariats médicaux du pôle, afin de garantir l?atteinte des objectifs fixés par le chef de pôle et par l?institution. Il confirme le travail et les tâches qui relèvent de chacun des assistants médico-administratifs, compte tenu de l?activité qu?ils ont en charge. Il fixe des objectifs à l?équipe, élabore le programme de travail, en assure la coordination en vue de rationaliser la mise en ?uvre des tâches de secrétariat, et d?optimiser l?efficacité et la qualité du travail. Il assure la diffusion aux assistants médico-administratifs du pôle de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical du pôle. Responsabilités Le cadre de secrétariat médical de pôle évalue l?activité et les pratiques de secrétariat médical, compte-tenu des objectifs et orientations fixés par le Responsable de Pôle et par l?institution. Il identifie et met en place les contrôles nécessaires. Des indicateurs sont produits par ses propres moyens, ou par la DSIO via le Groupe Métier qui conçoit et promeut des outils d?évaluation uniformisés. Il met en place un tableau de bord de production des secrétariats, en complément de celui fourni par la DSIO. Il assure un suivi des indicateurs, et agit en conséquence. Il est responsable de la qualité de la relation patient et du lien Ville Hôpital sur son périmètre. Le cadre de secrétariat médical de pôle évalue les personnels placés sous son autorité (entretien professionnel annuel, avis sur la manière de servir pour prolongation de contrat, mise en stage, ?) Formation Le cadre de secrétariat médical de pôle participe à l?élaboration du Plan de Formation institutionnel, par le biais du Groupe métier. Il recueille et valide les besoins en formations des personnels des secrétariats médicaux. Ces besoins en formation font l?objet d?une validation en conseil de service. Il prend en charge l?inscription des personnels au programme de formations diffusé par la DRH et assure le suivi de leur exécution. Elaboration et gestion des plannings Le cadre de secrétariat médical de pôle organise le planning des assistants médico-administratifs compte tenu des droits à congés, RTT, formation et autres absences statutaires, de telle sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti. Il assure la gestion des absences pour maladie, accident du travail, etc. en veillant au maintien de l?organisation et à la continuité du service. Le cadre de secrétariat médical de pôle utilise le logiciel de gestion du temps GESTOR pour élaborer et gérer les plannings conformément aux fiches institutionnelles de gestion du temps de travail. Médiation / Positionnement Le cadre de secrétariat médical de pôle assure le lien entre l?équipe des assistants médico-administratifs du pôle et le chef et/ou le cadre assistant de pôle. Le cadre de secrétariat médical de pôle rend compte auprès du chef de pôle de l?organisation et des actions qu?il met en ?uvre. Le cadre de secrétariat médical de pôle est le seul interlocuteur de la DRH. Rattachement La fonction de cadre de secrétariat médical de pôle est confiée pour une période de trois ans à un assistant médico-administratif, par décision du directeur après avis du chef de pôle. Il peut être renouvelé dans la fonction. Le cadre de secrétariat médical de pôle est placé sous l?autorité fonctionnelle du chef de pôle, et responsabilité hiérarchique de la DSIO. Il peut être mis fin à la fonction avant terme pour des raisons tenant à l?intérêt du pôle, par décision du Directeur. Si la décision est prise en considération de la manière de servir de l?intéressé, celui-ci doit être en mesure de présenter ses observations. Liaisons Le cadre de secrétariat médical de pôle travaille en lien étroit avec tous les professionnels impliqués comme lui dans le circuit des patients et des informations les concernant. Il est notamment en lien avec, tant au sein du pôle que de l?établissement : chef et cadre assistant du pôle, praticiens et soignants de l?unité, cadres de secrétariat médical des autres pôles d?activités, professionnels médico- techniques, bureau des entrées et soins externes, service social, archives, accueil, standard, sécurité, pôle de gestion des ressources humaines, magasins, services économiques, service informatique, etc. Positionnement Le cadre de secrétariat médical de pôle est un assistant médico-administratif qui assure à la fois cette fonction et des activités de secrétariat. Il définit la répartition du temps de travail entre ses missions de cadre et les tâches de secrétariat qu?il conserve. Il est membre de l?équipe des cadres de l?établissement. Il est membre de droit du Groupe métier. Il participe au Dialogue mensuel de Gestion, aux instances telles que définies par le Règlement Intérieur du Pôle. Connaissances et compétences ? Maîtrise des fonctions d?assistant médico-administratif ? Connaissance de l?hôpital et de son organisation ? Connaissance en méthode et pratique de management d?une équipe ? Maîtrise du logiciel de gestion du temps GESTOR Qualités Ayant le sens du contact et de l?autorité, le cadre de secrétariat médical de pôle est rigoureux et organisé. Il sait prendre les décisions adaptées aux situations auxquelles il est confronté. Il sait fixer des priorités et hiérarchiser le travail. Il est soucieux de l?équité et de la confidentialité des informations. Ayant un bon esprit de synthèse, Il sait rendre compte. Reconnaissance Le cadre de secrétariat médical de pôle bénéficie d?une prime au titre de l?encadrement de secrétariat médical de pôle. Lettre de motivation et CV à adresser à : (Lettre à l?attention de M. le Directeur) Soit par courriel : ghi-2298@candidatus.com Soit par courrier : GHI Le Raincy-Montfermeil - Direction des ressources humaines - 10 rue du Général Leclerc - 93370 Montfermeil
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