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13/07/2017 - Assistant du Chef de Pôle (h/f) (Etablissement Public de Santé PARIS)

Dpt / Région : 75


IDENTIFICATION DU POSTE Métier / fonction Assistante Chef de Pôle Grade Assistante Médico Administrative Position dans la structure Liaisons hiérarchiques : ? Médecin responsable de pôle ; Liaisons fonctionnelles : ? Directeur de pôle ; ? Cadre de Pôle ; ? Médecins responsables UF ? Cadres de santé responsables UF ; ? Equipe pluridisciplinaire ; ? Différents services logistiques et techniques. Présentation du Pôle Le pôle de Psychiatrie Infanto Juvénile 75 I09 s?adresse principalement aux populations des 7ème, 8ème et 17ème arrondissements avec pour dispositif ; ? 7ème arrondissement 1 CMP, 1 hôpital de jour et 1 CATTP ; ? 8ème arrondissement 1 CMP ; ? 17ème arrondissement 2 CMP, 2 hôpitaux de jour, 2 unités d?hospitalisation temps plein pour enfants et adolescents situées à St Geneviève des Bois ; ? le CIAPA, Centre Intersectoriel d?Accueil pour Adolescents, situé 56 rue Simplon Paris 18ème . Le Pôle 75 I09 comprend 14,8 ETP médicaux et 140,6 ETP paramédicaux (chiffres EPRD 31.12.2016). ? Son exécutif de pôle compte 3 membres, le médecin responsable de pôle, le directeur de pôle et le cadre de Pôle. ? Son bureau de pôle compte l?exécutif de pôle, les PH et les cadres de santé responsables d?UF et des représentants des personnels. Horaires Amplitude horaire de 8h et horaires médians variables. MISSIONS DU POSTE Définition de la fonction Organiser pour le responsable hiérarchique et les membres de l?exécutif de pôle la réception, le traitement et la circulation de l?information, des documents et des communications téléphoniques liées au pôle ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (gestion des agendas et de l?organisation, des documents et des déplacements des réunions). Activités Activités liées à l?exécutif de pôle ? Gestion des réunions et des RDV, relations avec les membres de l?exécutif, classement et transmissions des informations ; ? Organisation des réunions, des forums, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ; ? Organisation de la communication au sein du pôle (convocation, diaporama, compte-rendu) ; ? Elaboration et reproduction de documents pour le pôle (notes, schémas?) ; ? Construction des tableaux de bords et suivi des indicateurs d?activité du pôle ; ? Elaboration des bilans d?activité ; ? Traitement des courriers (enregistrement, tri, traitement, diffusion et archivage). Activités spécifiques et/ou ponctuelles (liste non exhaustive) Participation à la permanence du secrétariat Compoint. ? Accueil physique et téléphonique des patients, de leurs familles et des partenaires du réseau ; ? Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles ? Renseignement, orientation et filtre des appels et demandes téléphoniques internes et externes ; ? Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d?activité ; ? Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de la veille identito vigilance ; ? Saisie des données liées à l?activité médicale ; ? Gestion du classement et archivage du pôle ; ? Création d?outils (tableaux d bord?) exploitation, statistiques internes ; ? Encadrer et évaluer les étudiants en secrétariat en stage ; ? Gestion et commande des fournitures de bureau. Activités en lien avec la démarche qualité L?assistant est tenu de ? Déclarer les évènements indésirables qu?il constate en utilisant la procédure et les outils en vigueur sur l?établissement ; ? Se former à la gestion des risques et à la qualité de la prise en charge ; ? Faire toutes propositions susceptibles d?améliorer la qualité de l?accueil ; ? Appliquer les procédures et protocoles en vigueur sur l?établissement. Contraintes du poste ? Continuité et permanence du secrétariat. COMPETENCES REQUISES POUR LE POSTE Formations, Diplômes et/ou qualifications requises ? BAC science médico-sociale ? Connaissance de la bureautique ; ? Connaissance de l?environnement médical. Savoir-faire ? Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics ; ? Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d?archivage, un système de gestion documentaire ; ? Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous et de visites ; ? Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel ; ? Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d?activité ; ? Organiser et classe des données, des informations ; des documents de diverses natures ; ? Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétences ; ? S?exprimer avec professionnalisme auprès d?une ou plusieurs personne en face à face ou par téléphone ; ? Traiter les situations conflictuelles et agressives ; ? Travailler en équipe pluri disciplinaire et en réseau ; ? Collaboration et implication dans le travail institutionnel ; ? Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers. Savoir être ? Capacité responsabilité, de discrétion, de confidentialité ; ? Capacité à se questionner et à évaluer ses pratiques ; ? Capacité à être autonome et à prendre des initiatives ; ? Capacité à être disponible, à l?écoute et adaptable aux changements ; ? Capacité à travailler en équipe ; ? Capacité à gérer son stress et à maîtriser ses affects ; ? Capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences. Obligations professionnelles ? Se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l?établissement ; ? Porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail et respecter les règles d?hygiène en vigueur ; ? Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions ; ? Obligations à l?égard de l?administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité ; ? Obligations à l?égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel, confraternité ; ? Maitrise de l?outil informatique et des différents logiciels professionnels. RISQUES PROFESSIONNELS LIES AU POSTE ? Risque d?agression physique et verbale lors d?un contact avec certains patients en situation de crise et d?agitation et/ou des familles en état d?agressivité ; ? Sollicitations diverses et interruptions récurrentes dans le cadre de son activité ; ? Développement de troubles musculo-squelettiques (TMS) par non-respect ou méconnaissance des manutentions, gestes ou postures. CV + LM à Monsieur Thierry RIAULT thierry.riault@ch-maison-blanche.fr
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