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13/10/2017 - Secrétaire médical: Poste à pourvoir rapidement (AP-HP Paris)

Dpt / Région : 75


Poste à pourvoir rapidement SERVICE PRESENTATION : Poste dans un secrétariat commun aux structures de Cytogénétique et de F?topathologie. COMPOSITION DE L?EQUIPE L?UF de cytogénétique est composée de : ? Equipe paramédicale ? Equipe médicale - 1 cadre médico-technique (0.5 ETP) - 1 PH responsable de l?UF - 9 techniciens de laboratoire (8.8 ETP) - 2 PH (42 ETP) - 1 secrétaire médicale (1 ETP) - 1 interne Le service de f?topathologie est composé de : ? Equipe paramédicale ? Equipe médicale - 1 cadre médico technique (0.5 ETP) - 1 MCU-PH - 5 techniciens de laboratoire (4.8 ETP) - 3 PH - 2 secrétaires médicales (42 ETP) - 1 PA - 1 INTERNE LIAISONS HIERARCHIQUE DIRECT (N+1) Cadre de santé : Monsieur LADRANGE Guillaume ?guillaume.ladrange@aphp.fr ________________________________________ FONCTIONNELLES - Responsable du Pôle de Biologie, Recherche, Produits de Santé - Equipe médicale et paramédicale - La secrétaire du service de F?topathologie - Secrétaires des autres services de l'hôpital - Personnel du service informatique - Correspondants extérieurs ACTIVITES Missions générales ? La secrétaire médicale assure la dactylographie, l'acheminement et l'archivage des comptes rendus validés des examens de f?topathologie dans les délais les plus courts possibles et en respectant la confidentialité des résultats. ? Elle assure également l'accueil des personnes, l'orientation des appels téléphoniques afin de répondre à l'attente des interlocuteurs de manière efficace et adaptée. ? Elle assure le remplacement de la secrétaire de cytogénétique lors de ses absences Missions permanentes 1- F?topathologie Aide à la constitution des dossiers cliniques et administratifs : ? recherche de renseignements administratifs complémentaires : pièces d?Etat Civil, transport des corps, protocoles d?examen ? recueil des renseignements médico-biologiques complémentaires (résultats de caryotypes, bactériologie ?) ? Aide à l?enregistrement des dossiers lors de l?arrivée des prélèvements Gestion des comptes-rendus d?examens : ? Dactylographie des comptes-rendus sur le logiciel Diamic et envoi de courriers ? Archivage de l?iconographie (photos, radiologies) dans les dossiers patient ? Archivage des dossiers patient ? Archivage informatique des dossiers dans les bases de données médicales ? Relation avec les secrétariats des médecins correspondants ? Gestion des mouvements de dossiers (sortie et rangement) ? Participation aux réunions de service, à la mise en place et à la rédaction des procédures administratives conformément au GBP 2- Remplacement de la Secrétaire de cytogénétique ? Enregistrement des dossiers de diagnostic prénatal et postnatal, des protocoles et transmission des dossiers aux techniciens ? Envoi des résultats définitifs par fax et courrier ? Gestion des rendez-vous patients, caryotypes et du planning de présence des médecins ? Dactylographie, édition et envoi des comptes-rendus de consultation QUOTITE DE TRAVAIL Temps plein (100%) HORAIRES DE TRAVAIL Base de 35 heures par semaine et 7h36 par jour Amplitude horaire de 8h30 à 17h00 du lundi au vendredi Fermeture le week-end et les jours fériés COMPETENCES REQUISES SAVOIR FAIRE REQUIS ? Dactylographie sous dictée enregistrée (dictaphone) des comptes-rendus médicaux. ? Connaissance des principaux outils de bureautique et des principaux logiciels (Word, Excel, Power Point, Internet, Intranet), des logiciels Diamic (f?topathologie) et AS400 (cytogénétique) ? Capacité à renseigner et à orienter les communications téléphoniques internes et externes ? Capacité à hiérarchiser les activités, à prendre des initiatives. ? Capacité à prendre des notes rapidement et à élaborer un compte-rendu de réunion. ? Capacité à organiser le classement des archives des dossiers médicaux. ? Capacité à utiliser Internet et Intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires. ? Aptitude à la négociation et à la gestion de situations conflictuelles avec les intervenants extérieurs. CONNAISSANCES ASSOCIEES Connaissances générales : ? Connaissance des droits du patient, de la législation des archives hospitalières et de la gestion des dossiers médicaux. ? Connaissance de l?organisation et du fonctionnement interne de l?établissement. Connaissances détaillées : ? Connaissance du logiciel DIAMIC (f?topathologie), GILDA et du logiciel AS400 (cytogénétique) ? Connaissance approfondie de la terminologie médicale. QUALITE REQUISES Qualités professionnelles : ? Savoir travailler en équipe ? Sens des responsabilités. ? Sens de l'organisation et des priorités. ? Capacité à agir avec rigueur, dynamisme, ordre, méthode et minutie. ? Sens de l'écoute et de la communication. ? Discrétion professionnelle et respect du secret médical. ? Diplomatie, sens de l?accueil et amabilité. ? Maîtrise de soi, aptitude à la négociation. ? Capacité à se remettre en question. ? Capacité à évoluer et à promouvoir le changement. ? Prise d?initiatives. Valeurs professionnelles : ? Discrétion professionnelle ? Intégrité, loyauté et équité ? Sens du Service Public. PRE-REQUIS ? Secrétariat et gestion administrative ? Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III) Aliouat Karima 01 40 03 57 23
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